Phòng họp không giấy – Mô hình cần nhân rộng tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Quảng Ninh

Giảm văn bản giấy tờ, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác… là những hiệu quả khi thực hiện mô hình “Phòng họp không giấy” tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Quảng Ninh.

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Quảng Ninh đã triển khai sâu rộng tới Viện kiểm sát hai cấp mô hình “Phòng họp không giấy”. Với mô hình này, người tham gia họp chỉ cần sử dụng máy tính xách tay để tra cứu, khai thác tài liệu từ phần mềm “Trợ lý ảo” thay vì sử dụng nhiều văn bản giấy cồng kềnh như trước đây.

Đồng chí Lương Phúc Sơn – Tỉnh uỷ viên, Bí thư BCSĐ, Bí thư Đảng uỷ, Viện trưởng VKSND tỉnh Quảng Ninh chủ trì một cuộc họp không giấy

Năm 2024 đối với ngành Kiểm sát Quảng Ninh được coi là năm bứt phá đặc biệt về công nghệ thông tin, với sự chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Viện trong công tác chuyển đổi số, nhiều phần mềm có tính ứng dụng cao đã được triển khai thực hiện ở cả hai cấp nhằm hỗ trợ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ như phần mềm “Trợ lý ảo”, phần mềm “Lấy số văn bản”… Bên cạnh việc sử dụng song song các phần mềm bổ trợ, mô hình “Phòng họp không giấy” đã trở nên quen thuộc trong các Hội nghị giao ban tuần, tháng, Quý và các cuộc họp thi đua – khen thưởng của cả hai cấp.

Sau một thời gian triển khai, cán bộ, công chức tham gia cuộc họp không giấy nhận thấy nếu những cuộc họp thông thường trước đây, cả hai cấp đều tốn nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, khi phân phát tài liệu, đôi lúc còn nhầm lẫn. Mặt khác, bộ phận văn phòng phải tính toán đúng số lượng đại biểu để in tài liệu cho đủ, tránh trường hợp thừa hoặc thiếu, gây lãng phí, làm mất thời gian thì nay, “Phòng họp không giấy” cho phép các thành viên dự họp cùng lúc tải nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp, tiết kiệm thời gian và chi phí văn phòng phẩm, tránh được sai sót trong sắp xếp tài liệu. Nhờ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu nên chất lượng của các cuộc họp cũng được nâng cao.

Đ/c Vũ Trọng Lĩnh – Trưởng phòng 10 đang triển khai nhiệm vụ tới các VKS cấp huyện (tài liệu trên tay đồng chí đã được sao gửi lên phần mềm “Trợ lý ảo” để các đơn vị có thể tải về nghiên cứu dễ dàng)

Thời gian đầu khi mới triển khai, nhiều cán bộ còn lúng túng và có tâm lý ngại thay đổi phương pháp truyền thống nhưng chỉ sau một số cuộc họp, những đồng chí trước đây còn hạn chế về công nghệ thông tin nay thao tác đã thuần thục hơn, quen với phương thức làm việc trên không gian mạng hơn. Đó là những kết quả không thể phủ nhận mà mô hình “Phòng họp không giấy” mang lại.

Sau thành công của việc triển khai “Phòng họp không giấy” và các ứng dụng quản lý văn bản, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Quảng Ninh có thêm động lực để tiếp tục phát huy, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nhằm góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác trọng tâm năm 2024 nói riêng và nâng cao chất lượng công tác kiểm sát nói chung.